Ликвидация организации: порядок обработки и сдачи в государственный архив документов

Процедура ликвидации организации является довольно сложной. В ее ходе руководству компании необходимо представить отчеты в различные государственные инстанции. Среди них и служба архива. Ликвидация компании не предусматривает полное уничтожение документов, часть их необходимо сдать на хранение. Подготовка к этой процедуре весьма трудоемка. Необходимо упорядочить все накопившиеся за период работы организации документы и упорядочить их по видам и по срокам хранения. Процесс такой обработки документов и приведения их в соответствие с требованиями службы архива является простым только теоретически. На практике оказывается, что подход делопроизводителей может кардинальным образом отличаться от подхода архивариусов к вопросам формирования блоков документов.

Процедуру можно существенно ускорить, если пригласить для ее проведения сторонних специалистов.

Подготовку документов к сдаче в архивы ведомств, муниципальных и федеральных округов, следует начинать с создания экспертной комиссии. В состав комиссии обязательно должен входить сотрудник государственного архива или архивариус из частной компании, специализирующейся на решении этих вопросов. Задача экспертной комиссии – проанализировать имеющиеся в наличии документы и рассортировать их согласно правилам архивного хранения. В начале обработки определяется, куда документы поступают на хранение. Если у организации есть законный правопреемник, прошедшая процесс оценки и подготовки к архивации документация передается ему. Если таковой отсутствует, документы направляются на хранение в муниципальное учреждение.

Ответственность за деятельность экспертов несет глава ликвидационной комиссии, он же занимается финансированием их работы, а также оплачивает хранение документов с истекающим сроком годности в городских, муниципальных архивах. При привлечении в комиссию стороннего специалиста из фирмы, имеющей лицензию на данный вид деятельности, стоит отдать предпочтение компании, которая несет материальную ответственность за работу своих служащих.

В своей работе члены экспертной комиссии должны использовать для определения сроков хранения документов перечень типовых управленческих документов, принятый РосАрхивом 6 октября 2000 года.

По окончанию сортировки и оценки документов производится их систематизация. После нее документы подшиваются в дела, переплетаются, составляется опись дел, к которой прилагается использованный для ее создания научно-справочный аппарат.

Завершающей фазой является непосредственная сдача документов в архив и оплата услуг по их хранению. При сдаче на хранение сотрудники архива оценивают физическое состояние документов, а также проверяют опись дел. По окончанию проверки подписывается акт о приеме-сдаче. Если ликвидируется государственная, муниципальная организация, плата за хранение документов не взимается, если ведется ликвидация предприятия частной формы собственности, оплата услуг архива взимается согласно договору.