Опись документов и дел.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляется архивная опись документов.

Архивная опись документов – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенного для учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно на документы постоянного и временного хранения, дела по личному составу.

В каждой организации ежегодно составляется опись документов под непосредственным руководством архивной организации, в соответствии с которыми документы сдаются в архив. Описи документов, подготовленные организацией, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи документов составляются архивной организацией по установленной форме и в трех экземплярах.

На основе описей документов структурных подразделений составляется сводная опись дел организации, подготовка которой возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.